Bevált gyakorlat: Hogyan szervezzünk dobóversenyt?

Elérhető különböző nyelveken

A bevált gyakorlatok jelen gyűjteménye segít egy kés- és fejszedobó verseny megrendezésében.

Ne ijesszen meg a lista hossza! A tanácsok elegendőek egy világbajnokság megtartásához, de területi rendezvényekhez sok pont szükségtelen vagy gyorsan letudható.

Célcsoportok felállítása

• Minden cél (így a hosszú távhoz hasonló speciális versenyszámok esetén is) használjunk bütüs felületű célokat!
• A legjobb választás a rönkszelet. Mindenképpen el kell kerülni az olyan keményfa célokat, amelyek megnehezítik a kések vagy fejszék beleállását. Minden felállított cél puhaságát ellenőrizzük. Jóval a verseny előtt ellenőrizzük, hogy a felállításuk óta nem keményedtek-e meg, illetve nem száradtak-e ki a célok!
• A rendezvény távolságvonalainak megjelöléséhez cövekek vagy nagyméretű szegek használatával szegezzünk a földhöz keskeny faléceket. (A távolságvonalak közvetlen földre festése vagy sprézése soha nem működött jól, a jelek használat közben ugyanis gyorsan eltűntek. A beltéri versenyek vagy a betonalapon zajló rendezvények esetén pedig az korlátozhatja az ilyen jelölések alkalmazását, hogy ilyen helyeken nem mindig használhatunk felfestéseket.)
• Ha az egész célcsoportot cövekekkel a földhöz rögzítjük, az meggátolja, hogy az elmozduljon a helyes távolságról (pl. nehéz fejsze becsapódása után, illetve ha a dobóeszközt csak nehezen lehetett kihúzni a céltáblából).
• A távolságok lemérése a rendezvény távolságjelzéseinek megfelelő elhelyezése érdekében:
  • függőón és mérőszalag földön történő használatával, illetve
  • rúd+vízmérték, illetve lézeres távolságmérő berendezés használatával.
• Kerüljük a célok olyan elrendezését, ahol napközben a nap elvakítja a versenyzőket.

Gyakorló célok

• Legyen elegendő gyakorló cél (alapszabály: minden 7 versenyzőre készítsünk elő egy gyakorló célt).
• Tartsunk megfelelő távolságot a versenycéloktól (a gyakorlás zaja elég zavaró tud lenni verseny közben).
• Biztonságos távolság a gyakorló célok között: a versenycélokhoz előírt (amennyiben lehetséges).
• Ideális esetben minden egyes gyakorlótéren jelen van egy területfelügyelő is. A területfelügyelő figyelemmel kíséri a gyakorlást, és beavatkozik, ha a versenyzők annyira belemerülnek a gyakorlásba, hogy megfeledkeznek a biztonságról.
• Kerítsük le a gyakorló és versenypályákat úgy, hogy a látogatók ne kerülhessenek veszélyesen közel magához a dobáshoz (figyelmeztető szalagok/kötelek használatával, amelyeken belül csak a dobók és bírók/rendezők tartózkodhatnak). Javasolt távolságok: 8 m balra és jobbra, a legnagyobb dobótávolságnál 4 m-rel több a dobó mögött (pl. 7 m + 4 m = 11 m), illetve 10 m a cél mögött (a célok mögé természetesen amúgy se mehet senki!). Ne kerítsünk le a szükségesnél sokkal több területet, különben a nézők, barátok és családtagok esetleg nem láthatják jól a versenyzőket.

Szabályok

• A szabályokat előzetesen írásban rögzítsük le, és tegyük közzé azokat az interneten, hogy minden résztvevő tudhassa, hogy hogyan gyakoroljon. A közzététel határideje: 3-4 hónappal a verseny előtt. Kivétel az 1-2 meglepetés esemény (például “kolbász kötélen”).
• Nyomtassuk ki a szabályokat (több nyelven!), és tegyük őket elérhetővé a verseny helyszínén, hogy bárki megtekinthesse azokat. A nyomtatott változat egy példányát a szervező magánál tartja, és soha nem adja ki azt a kezéből. A különleges eseményeket (például a hosszú távot) felügyelő bírók alaposan tanulmányozzák a szabályokat, és tartsanak maguknál egy példányt!
• Nevezzünk meg egy személyt, aki végleges döntéseket hoz a szabályok kérdésében. (Nemzetközi versenyek esetében: A pártosság/összeesküvés gyanújának elkerülése érdekében ez az ember ne a verseny helyszínének otthont adó országból származzon.)
• Tartsunk készenlétben mérőszalagot és mérleget a helyszínen, hogy a dobóeszközök szabályszerűsége ellenőrizhető legyen. Ehhez jól jöhet egy, a kötelező kés- és fejszeméretekhez készített mérődoboz. Ajánlatos kijelölni egy bírót arra, hogy a versenyeken használni kívánt valamennyi dobóeszközt kötelező jelleggel ellenőrizze, és megfelelés esetén megjelölje azokat. A jelölés történhet kis matricákkal vagy le nem mosható tollal. A jelölés történjen a versenyt megelőző napon (két bírónak 90 percbe telik ellenőrizni 120 ember eszközeit).

A rendezvény ütemezése és lefolyása

• Területi találkozók esetén ne kezdjünk 10:00 óránál korábban, mert sok résztvevőnek ugyanaznap kell odautaznia.
• Regisztráció:
  • Jegyezzük fel minden egyes résztvevő kapcsolattartási adatait (beleértve az e-mail címüket is, hogy később elküldhessük számukra a hivatalos eredményeket, valamint a jövőbeli találkozókról szóló értesítéseket, és ne felejtsük el kikérni ehhez az engedélyüket is*, a megfelelő szöveggel).
  • Adjunk nekik véletlenszerű rajtszámot.
  • Minden egyes résztvevővel írassuk alá, hogy a férfi/nő (nem kívánt áthúzandó)
    • elfogadja a közzétett szabályokat,
    • a saját felelősségére vesz részt,
    • rendelkezik felelősségbiztosítással (ha ilyen biztosítás a dobó hazájában elérhető, ami például nem érvényes az Egyesült Királyságra és az USA-ra),
    • elfogadja, hogy az eredmények névvel együtt kerülnek közzétételre, valamint
    • hozzájárul a róla készült fényképek közzétételéhez.
  • Töltsük ki az eredményalapok alapadatait.
• Kezdjünk üdvözlő beszéddel, magyarázzuk el az ütemezést és a szabályokat.
  • Nemzetközi eseményeken a EuroThrowers képviselője is mondjon pár szót a versenyről.
• A verseny rendezvényeinek elkezdése előtt készítsünk csoportképet (ez lesz az utolsó alkalom, amikor valóban az összes dobó, rendező és bíró jelen lesz).
• A versenyeket 17:00 órakor fejezzük be, mert utána már kezd esteledni, a szomszédok nyugalmat szeretnének, és egyes családoknak is menniük kell már. Tervezzük a végét 16:00 órára, mert napközben egy órányi késést szinte biztosan összegyűjtünk.
• Díjátadó ünnepség, amelyen köszönetet mondunk
  • a segítőknek (esetleg adjunk át nekik apró ajándékokat)
  • a szponzoroknak
  • a résztvevőknek.
• Ha egy szünetben tartunk egy 15-perces különleges sportbemutatót, akkor eközben mindenki mindenkivel mindent megbeszélhet (pl. artista-bemutató, film-kaszkadőr trükkök részletei, különleges kések, …).
• Ha az emberek maradhatnak estig (ha elegendő helyi ember van jelen, illetve ha a versenyzőknek azért kell maradniuk éjszakára, mert annyira hosszú az utazás): Készítsünk elő számukra egy bulit/tábortüzet/összejövetelt egy klubban vagy egy olcsóbb, közeli vendéglőben! Ez legyen a lehető legközvetlenebb. Ha lehet, biztosítsunk zenét (gitár, zenekar) és tánclehetőséget.

• A célok dinamikus elosztása. Ha minden egyes dobó egy konkrét célhoz van rendelve, akkor késedelmek keletkeznek, mert minden rendezvény végén lesz még néhány dobó, akik nem végeztek, miközben a többi cél meg üresen áll (a tapasztalat azt mutatja, hogy az aprólékos dobók végül véletlenül mind ugyanahhoz a céltáblához kerülnek beosztásra).
• Kerülni kell az egymással párhuzamosan zajló eseményeket. Szükség esetén győződjünk meg róla, hogy a versenyzők nem hagytak ki egyetlen versenyszámot sem (ehhez használjunk például hangosbemondót, vagy menjünk végig a résztvevők listáján).
• Ha külön döntőket tartunk egy versenyszámban, az sok időt elvisz pluszban. Ilyesmit csak akkor tegyünk, ha sok nézőre lehet számítani.
• Minden egyes dobó kap egy névre szóló eredménylapot, amin összegyűjtik az elért pontjait.
  • Ideális esetben minden versenyszám után közvetlenül minden egyes pontszám-összegző mező mellett mind a bíró, mind pedig a versenyző aláírja a pontozólapot.
  • Az elővigyázatosság okából minden bírónál van egy saját jegyzetfüzet is, ahol szintén feljegyzik az elért pontszámokat, amit aztán ugyanúgy aláír mind a bíró, mind pedig a versenyző, mint a pontozólapot.
• Az elért pontszámokat beviszik egy laptop számítógépbe, hogy elkészíthessék a ranglistákat:
  • Vagy a résztvevők minden egyes rendezvény után a laptophoz hozzák az eredménylapjukat, vagy
  • a pontok bevitelére az összes esemény befejezése után kerül sor (figyelem: növekedni fog a díjkiosztó ünnepség megtarthatóságáig szükséges idő, illetve annak a veszélye, hogy egy résztvevő elveszíti az eredménylapját).

Oklevelek

• A győztesek oklevelei: Már a verseny napja előtt nyomtassuk ki őket, csak a következő mezőket hagyjuk üresen, amit aztán kézzel kitöltünk majd: a győztes neve, pontszám/távolság, a rendező/klub aláírása.
• Minden egyes rendezvényhez nyomtassunk ki két készletnyi oklevelet az első/második/harmadik helyezett nők, illetve férfiak számára (esetleg harmadik készletet is az ifjúsági ranglistához).
• Készítsünk elő 6 darab tartalék oklevelet, amelyeken még a rendezvény (értsd: versenyszám) neve sem szerepel, és tartsuk őket szükség esetére a helyszínen készenlétben (pl. elírások/rangsorolási hibák esetére).
• Az oklevelek hivatalossá és értékessé tételéhez helyezzük el azokon a logókat (rendezőkét, EuroThrowers-logót, esetleg szponzorokét), és használjunk hozzá szép (vastag, erezett) papírt és a címhez antik betűtípust.
• Az oklevelek kitöltése legalább 50 percig fog tartani, a díjátadó ünnepséget tehát ennek megfelelően ütemezzük be. És előzetesen szerezzünk be magunk mellé valakit, akinek szép a kézírása.
• A kupák és díjak nem kötelezőek, a győztesek éppoly elégedettek egy oklevéllel, mint egy kupával (amelyek viszont sokkalta drágábbak).
• Részvételi tanúsítvány: Nem csak a kezdők örülnek annak, ha emlékként hazavihetnek magukkal egy részvételi tanúsítványt egy nagy dobótalálkozóról (ezeket a díjátadó ünnepség után osszuk ki).

A helyszínen

• Keressünk magunk mellé segítőket:
  • A célok megépítéséhez és kifestéséhez (a célok festésének egy nap száradás kell, kezdjük el tehát időben, hogy szükség esetén időben átfesthessük még egy réteggel).
  • Bíróknak.
  • Általános szervezési feladatok segítésére.
• Figyelem: Legfeljebb 25 résztvevő esetén esetleg egy ember egyedül is előkészíthet mindent a találkozóhoz. A nagyobbakhoz keressünk elkötelezett segítőket magunk mellé.
• Ellenőrizzük a gyepszőnyeg sérülékenységét (legalábbis a célok és a távolságvonalak közötti út jelentős károsodást szenvedhet, ha ráadásul esik is az eső, az egész terület egyetlen sártenger lesz).
• Jó ötlet lehet még egy versenybemondó alkalmazása. A bemondó jelenti be és kommentálja a versenyeket, illetve szórakoztatja a közönséget.
• Elektronikus hangerősítőre és vezeték nélküli mikrofonra lesz szükség. Legalább egy nappal előtte ellenőrizzük, hogy a hang (különösen a hangbejelentések/kommentárok) mindenhol jól hallhatóak.
• Ha zenét is le szeretnénk játszani közben, gondoljuk át az alábbiakat:
  • Eltereli a versenyzők figyelmét.
  • Engedélyköteles lehet.
  • Az olyan videók, amelyeket az eseményről készítettek, de tartalmazzák a háttérzenét is, nem terjeszthetőek szabadon.
• Ha a terület nem valami könnyen áttekinthető, készítsük el a helyszín alaprajzát. Ha a verseny helyszíneit és az élelmiszer-standokat is szerepeltetjük rajta, akkor ez egyben a nézőknek is segít eligazodni.
• Kössünk biztosítási fedezetet a rendezvényre (ez Németországban például körülbelül 200 euróba kerül egy igazán nagy rendezvény esetén).
• A polgármesteri hivatalban/rendőrségen ellenőrizzük, hogy be kell-e jelenteni a rendezvényt, illetve, hogy szükség van-e hozza akár még engedélyre is. Ha még jóval a rendezvény előtt beszélünk a hivatalos szervekkel, az biztosítja a jóindulatukat, és meggátolja jogi akadályok későbbi váratlan felbukkanását.
• Beszéljünk a helyi lakosokkal és a szomszédokkal, és hívjuk meg őket a rendezvényre.
• Ellátás:
  • A résztvevőknek tudniuk kell, lesz-e étkezési lehetőség (közeli büfé, vendéglő, a rendező által a helyszínen biztosított étel, …).
  • Olcsó vagy ingyenes ivóvíznek kell rendelkezésre állnia (tele ásványvizes palackok, csapvíz és műanyag poharak, …).
• A terület eldugottságától függően: az előző napon állítsunk fel a helyszínre vezető út mellett útjelző táblákat.
• Hirdessük meg helyben a rendezvényt, hogy sok látogató legyen: sajtó/média, hirdetőtáblák, Facebook segítségével; kérjünk a helyszínre tudósítót.
• Könnyen hozzáférhető elsősegélynyújtó állomás/csomag legyen a helyszínen.
• Vegyünk magunk mellé egy hivatalos fényképészt a rendezvényre (olyat, akinek van tapasztalata, és aki minden résztvevő számára felhasználhatóvá teszi a képfájlokat).

Költségvetés

• A EuroThrowers ernyőszervezetként segítséget nyújthat az események szervezésében, de pénzügyi segítséget nem tud nyújtani.
• Így a rendező viseli a pénzügyi kockázatot, de teljesen szabadon állíthatja fel és szedheti be a részvételi díjakat.
• Rendezőként számoljunk a következőképpen: megengedhetjük-e magunknak a legrosszabb esetet, ha például csak 10 fizető versenyző jelenik meg (pl. heves esőzések miatt)?
• Mérjük fel, hogy lehetőség van-e szponzorok megszerzésére (helyi vállalatok / turizmusfejlesztő vagy területfejlesztő ügynökségek), ajánljunk fel nekik például molinókat, vagy saját promóciós standokat a helyszínen.

Mit akar tudni egy dobó, mielőtt eldönti, hogy részt vesz-e?

• Helyszín (utca, házszám, esetleg földrajzi koordináták), egy online térkép vagy útvonaltervező megfelelő helyére mutató hivatkozás.
• Hogyan lehet odajutni (autóval, vonattal, a legközelebbi tömegközlekedési eszköz-megállók; el tud-e valaki jönni értem/haza tud-e hozni, telekocsi).
• Ütemezés.
• Rendezvények és szabályok.
• Részvételi díjak.
• Jogi keretek (pl. sok európai országban zárt konténerben kell szállítanunk a késeket/fejszéket a verseny helyszínére; az országban esetleg illegálisak lehetnek egyes kések, például a pillangókések vagy a tőrök).
• Szállás (hotelek, ifjúsági szállások, camping; beleértve a becsült árat/internetes címet/postacímet/és a szálláson beszélt idegen nyelveket is).
• A helyi szervezővel történő kapcsolattartás módja (e-mail cím megadása elegendő).
• Kell-e regisztrálni, és ha igen, mikor van a határidő? (A tapasztalat azt mondja: a területi és még a nemzetközi rendezvények esetében is a résztvevők mintegy 40 %-a spontán módon bukkan fel, anélkül, hogy korábban regisztrált volna!)

A résztvevők segítése

A távolról érkező résztvevőknek néha a helyi szervezők segítségére van szükségük, például a következőkkel kapcsolatosan:

• Utazás (információ, helyszínre szállítás vasútállomásról).
• A szállás lefoglalása.
• Vízumkérelmek. Ha segíteni kell a résztvevőknek a vízumszerzésben, az alábbi levél (megfelelően a körülményekhez igazítva) elegendő:

Dear Mrs. X! I hereby invite you, and Mr. Y, to compete in the European Championship in Knife Throwing of the European throwing association EuroThrowers. It will take place in X-Town, South-Elbonia, on the weekend of the xth/yth of Gruni 2000. Please be sure to plan up to 3 days before and after for travelling! Sincerely, Mr. Z, Organiser

Tisztelt XY úrhölgy! Ezennel meghívom önt és WZ urat a EuroThrowers európai dobószövetség Késdobáló Európa Bajnokságán történő részvételre. A versenyre X városban, Dél-Elboniában kerül sor, 2014. augusztus hó x./y. napjának hétvégéjén. Kérjük, hogy az utazás miatt az említett dátum előtt és után is maximum további 3-3 napot betervezni szíveskedjék! Tisztelettel, Z, rendező

További teendők a verseny előtt és után

• A rendezvény előtt néhány nappal lépjünk kapcsolatba a regisztrált résztvevőkkel (e-mailben elegendő), egyrészt azért, hogy éreztessük velük, hogy a rendezők törődnek velük, másrészt, hogy emlékeztessük őket a szervezési keretekre (utazás, kezdési idő, …), illetve, hogy általában is felfrissítsük emlékezetükben a rendezvényt.
• Utána tegyük közzé az interneten a ranglistát/eredményeket, illetve néhány jól sikerült fényképet, és erről a résztvevőket is értesítsük.
• Küldjük el a győztes okleveleket azoknak a résztvevőknek, akiknek a díjkiosztó ünnepség előtt távozniuk kellett.

Kommunikáció a dobóközösséggel

• A rendezvény dátumát legalább 4 hónappal korábban tegyük közzé.
• Az egyes országok központi terjesztői: Érdeklődjön a EuroThrowers/KnifeThrowing.info címen.

Esetlegességek

• Mi lesz, ha (nagyon) esik?
• Abban az esetben, ha a nézők/résztvevők nemkívánatos módon vagy erőszakosan viselkednek: ki avatkozik be, ki értesíti/képviseli a helyi hatóságot?

Az irányelvek kiegészültek Christian Prestin, Holger Wycisk és Alexander Martynov ötleteivel.