Aide Organisation Compétition

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Ce recueil de bonnes pratiques va vous aider à organiser une compétition de lancer de couteaux et de haches.

Ne soyez pas effrayé par la longueur du document! Tous ces éléments sont prévu pour organiser un championnat du monde. Cependant, pour une rencontre régionale de nombreux points ne sont pas nécessaires ou peuvent être accompli rapidement.

Les cibles

• Utilisez le bois dans le sens des fibres pour chaque cible, incluse les cibles "spéciales" comme le longue distance et la silhouette.
• Les rondelles de grumes sont le meilleur choix. Les essences de bois dures qui rendent la pénétration des couteaux et haches difficiles sont à bannir à tout prix. Testez chaque cible que vous installez au niveau de sa tendresse. Réalisez un ultime test juste avant la compétition au cas ou le bois se serait endurcie ou aurait séché de manière problématique lors des derniers jours.
• Il faut assez de cibles de compétition (Environ un pas de tir de compétition pour 10 compétiteurs.)
• Testez si le couleur pour les cibles supporte bien des nombreuses lances. Vous pouvez utiliser un gabarit pour plus vite colorier vos cibles.
• Marquez les distances en clouant des tasseaux ou planches dans le sol. Utilisez de grands clous ou des piquets (l'expérience à montré que peindre les lignes sur un sol naturel ne fonctionne pas. Les marques disparaissent rapidement à l'usage. Dans le cas d'un sol dur ou en intérieur les contraintes sont différentes et vous ne souhaitez pas de marques permanentes.)
• Il est nécessaire de fixer l'ensemble du dispositif soutenant les cibles au sol avec des piquets pour éviter qu'ils ne se déplacent des distances établies. Les impacts violent et répétés de haches et couteaux peuvent faire reculer progressivement les cibles.
• Il faut mesurer les distances de ligne très précisément
  • à l'aide d'un plomb et d'un ruban à mesurer sur le sol.
  • à l'aide d'un mesureur laser.
• Éviter un alignement des cibles avec le contre jour. Aveugler les compétiteurs à certaines heures de la journée n'est pas une bonne idée.

Cibles d'échauffement

• Il faut assez de cibles de d'échauffement (Environ un pas de tir d'échauffement pour 12 compétiteurs.)
• Il faut les placer suffisamment loin des cibles de compétition afin que le bruit des échauffements ne perturbe pas les lanceurs en compétition.
• Les distances de sécurité entre les cibles d’entraînement doivent être les mêmes que pour les cibles de compétitions standard (dans la mesure du possible)
• Idéalement, un chef de ligne est présent sur les pas de tir d'échauffement. Il observe les événements et intervient lorsque les lanceurs sont trop absorbés et en oublient les règles de sécurité élémentaire.
• Il faut délimiter les zones de lancer de manière à ce que les visiteurs ne s'approche pas de trop près (utilisez des rubans rouges ou des cordes au delà desquelles seul les compétiteurs et arbitres sont autorisés à passer). Les distances proposées sont : 8 mètres de chaque coté, de face : 4 mètres de plus que la distance maximum de lancer(exemple : 7+4=11 mètres), derrière les cibles 10 mètres minimum). Ne soyez pas trop large dans les mesures ou bien les amis et spectateurs ne pourront pas suivre l'action.

Règles

• Fixez les règles par écrit à l'avance et publiez les sur internet. De cette manière chaque participant sait ce à quoi il doit s’entraîner. Il est recommandé de faire cela 3 à 4 mois avant l’événement. Il est bien sur possible de garder secret 1 ou 2 épreuves surprise.
• Imprimez les règles en plusieurs langues et distribuez les sur le site de la compétition pour que chacun puisse les consulter. L'organisateur garde une copie des règles sur lui et ne s'en sépare jamais. Les arbitres doivent se familiariser avec les règles des épreuves qu'ils sont amené à arbitrer et gardent une copie des règles avec eux.
• Prévoyez et annoncez le nom de la personne qui doit prendre la décision finale en cas de litige (dans le cas de compétition internationale, et pour éviter toute suspicion de biais ou de décision partisane, cette personne devrait être d'un pays autre que celui ou la compétition prend place.).
• Avoir un ruban à mesurer et des balances prêtes sur le site, afin que les dispositifs de lancement puissent être vérifiés quant à leur conformité aux règles. Une boîte de mesure construite selon les tailles prescrites de couteau et de hache peut être utile ici. Il est recommandé d'avoir un arbitre désigné qui vérifie obligatoirement tous les outils de lancer à utiliser lors des compétitions, et marque chacun des outils validés. Pour le marquage, pensez à de petits autocollants ou à des stylos permanents. Le marquage doit avoir lieu la veille de la compétition (pour deux arbitres, il faut 90 minutes pour vérifier les outils de 120 personnes).

Programme et rythme

• Ne commencez pas un événement régional avant 10 heure car les participants peuvent avoir de la route à faire avant la compétition.
• Enregistrement:
  • enregistrez les données personnelles des participants (y inclus l'adresse mail afin de leur transmettre les résultats par e mail; n'oubliez pas l'astérisque * avec texte de permission)
  • assignez à chacun un numéro de participant aléatoire
  • faire signer chaque participant un document ou il est dit:
    • qu'il accepte les règles
    • participe à ses risques et périls
    • Dispose d'une assurance personnelle (si disponible dans son pays d'origine)
    • qu'il accepte que son nom soit publié dans les résultats officiels
    • qu'il accepte la publication des photos sur lesquelles il pourrait figurer
  • Commencez a mettre les détails dans la fiche de score
• Commencez la journée par un discours de bienvenue, expliquez le programme et les règles
  • Lors d'un événement international, un représentant d'EuroThrowers devrait dire quelques mots
• Réaliser quelques photos de groupe avant la compétition. C'est la dernière fois que vous aurez tous les lanceurs, arbitres et organisateurs au même endroit.
• Terminez la compétition aux alentours de 17 heure. Après cela les voisins veulent le calme et certains compétiteurs doivent quitter. Planifiez la fin des épreuves à 16 heure car vous allez automatiquement avoir au moins une heure de retard au courant de la journée.
• Cérémonie de remise des prix avec remerciements:
  • Bénévoles et staff
  • Sponsors
  • Participants
• Une pause de 15 minutes au cours de laquelle une petite attraction (spectacle artistique, jongle, ..) aura lieu donne à chacun un moment de détente après la compétition et un sujet de discussion.
• Si suffisamment de personnes restent le soir, dans le cas ou des locaux sont présent et/ou les compétiteurs doivent rester avant de prendre la route le lendemain, il faut prévoir une petite fête/feu de camp/repas dans un endroit proche et abordable. Événement à conserver aussi informel que possible, penser à de la musique et une piste de danse.

• Il est recommandé d'assigner les pas de tir aux lanceurs de manière dynamique et non statique. Si chaque lanceur est assigné à un pas de tir fixe, vous allez perdre du temps car au fin de chaque épreuve, certain lanceurs seront occupé et des autres pas de tir seront vide pendant de longues minutes.
• Faire plusieurs événements en parallèle devrait être évité. Si cela est nécessaire, assurez-vous qu'aucun participant ne rate un événement (utiliser un microphone ou une liste avec cases à cocher par exemple).
• Organiser des finales séparées prend beaucoup de temps en plus. Ne considérer cette option que si vous attendez un grand nombre de visiteurs.
• Chaque compétiteur reçoit une fiche de score nominative pour collecter les points sur les épreuves accomplie.
  • Idéalement, l'arbitre et le compétiteur signent ensemble le total de chaque épreuve immédiatement après la fin de celle-ci.
  • Pour être ultra sur, les arbitres ont chacun leur propre carnet de note où ils collectent les scores qu'ils ont arbitré avec les signatures de l'arbitre et du participant.
• Les points marqués sont transférés sur un ordinateur pour effectuer les classements:
  • soit les points sont donné au bureau après chaque épreuve
  • soit les points sont donné après la fin de toutes les épreuves (attention, cela peut grandement augmenter le délai entre la fin de la compétition et l'établissement des classements, et il y a aussi le danger de perdre tous les scores si on perd la fiche)

Certificats

• Diplômes du gagnant: imprimez les avant la compétition et laissez l'emplacement du nom libre d'être rempli à la main. Ne pas oublier de le faire signer par l'organisateur!
• Pour chaque épreuve, imprimez des diplômes pour les 3 premières places en deux jeux (hommes et femmes)
• Prévoir au moins 6 diplômes sans notion d'épreuve ou de classement afin d'être prêt en cas d'urgence sur site (erreur de classement, raté d'écriture manuscrite)
• Pour rendre le certificat officiel et lui donner de la valeur, inclure les logos (organisateur, club, éventuellement sponsors) et utilisez du beau papier (épais, rainuré..) ainsi qu'une belle police de caractère.
• Remplir les diplômes prendra environ 1 heure, programmez le temps entre la fin des épreuves et la cérémonie en conséquence. Choisissez quelqu un avec une belle écriture pour remplir les documents.
• Les coupes, prix et autres médailles sont optionnels. Les gagnants sont aussi content avec des certificats qu'avec des médailles (qui sont beaucoup plus chères).
• Certificat de participation: Pas seulement les débutants sont content de ramener à la maison un souvenir d'une super journée de compétition et de rencontre (distribué après la cérémonie des podiums).

Sur le site

• Enrôlez des mains pour aider:
  • Pour construire et peindre les cibles (la peinture prend 1 jour pour sécher, commencer tôt vous permet de mettre une seconde couche si nécessaire).
  • Les arbitres
  • La logistique en général
• Attention: Jusqu'à 25 participants vous pouvez vous débrouiller seul mais pour quelque chose de plus gros, vous aurez besoin d'aide.
• Pensez à vérifier combien le terrain pourrait être altéré. Si surface herbé, la distance entre les cibles et les lignes sera mise à nu, si il pleut tout va devenir boueux et glissant.
• Un speaker peut être une bonne idée. Il va présenter, annoncer et commenter les événements et divertir les spectateurs.
• Un amplificateur de son et un microphone peuvent s’avérer nécessaire. Dans ce cas, testez le système un jour à l'avance pour être sur de la fonctionnalité et de la qualité du son
• Réfléchissez bien avant de passer de la musique:
  • C'est une distraction pour les compétiteurs
  • Il faut une autorisation
  • Les vidéos de l'événement qui enregistrent le fond sonore ne peuvent pas être publiée librement.
• Si la zone n'est pas très facile à comprendre, vous devriez mettre un plan du site. Inclus les sites de compétition, et les endroits ou se restaurer. Cela aidera aussi les spectateurs à s'y retrouver.
• Prenez une assurance pour couvrir l'événement (en Allemagne, cela coûte environ 200 euros pour une rencontre importante).
• Voyez avec le maire, la police, ou autre, si vous avez besoin d'une autorisation ou de s'enregistrer. Parler avec les officiels très tôt vous protège de blocage administratif qui peuvent survenir de manière inattendue à tout moment.
• Parlez avec les locaux et voisins et invitez les.
• Restauration:
  • Les participants ont besoin de savoir ce qu'ils trouveront sur place (snack à proximité, restaurant, nourriture sur le site assuré par l'organisateur)
  • L'eau potable devrait être disponible pour pas cher ou gratuitement.
• En fonction de l'emplacement du site, le jour d'avant, signalez les directions vers le site.
• Annoncez l’événement localement pour avoir un maximum de visiteurs: Média, presse, facebook
• Premier secours médicaux sur le site, ou au moins un kit de premier secours.
• Prévoyez un photographe officiel pour l'événement (quelqu'un d'expérience qui pourra faire de bons clichés disponibles pour tous les participants).

Budget

• EuroThrowers, en tant qu'association peut fournir une assistance dans l'organisation, mais ne peut fournir aucune aide financière.
• Les organisateurs prennent le risque financier mais sont libre de fixer et collecter les frais de participations.
• En tant qu'organisateur, calculez: Puis-je, dans le pire des cas assumer la situation financière si peu de lanceurs sont présent (pluie)?
• Vérifier si il est possible d'obtenir des sponsors (entreprise locale, office du tourisme, …)

Ce qu'un lanceur veut savoir avant de décider de participer

• L'endroit exacte (adresse, géolocalisation), un lien sur une carte internet.
• Comment se rendre sur le site (voiture, train, réseau bus si nécessaire, possibilité de covoiturer)
• Programme
• Épreuves et règles
• Coûts de participation
• Lois locales concernant le transport et la possession d'armes.
• Possibilités d'hébergement (hôtel, auberges de jeunesse, camping,… prix, e mail, langues parlés)
• Contact de l'organisateur (l'adresse mail est suffisante)
• Faut-il s'enregistrer? Quelle est le dernier délai? L'expérience montre que pour un événement local ou international, 40% des participants sont susceptible d’apparaître spontanément sans enregistrement préalable.

Aide aux participants

Les participants qui viennent de loin ont parfois besoin d'aide de la part des organisateurs locaux, par exemple:

• le voyage (information, navette depuis la gare)
• Réserver le logement
• Information sur les visas, invitation éventuelle; Pour aider des participants à obtenir des visas, la lettre suivante et suffisante:

Dear Mrs. X! I hereby invite you, and Mr. Y, to compete in the European Championship in Knife Throwing of the European throwing association EuroThrowers. It will take place in X-Town, South-Elbonia, on the weekend of the xth/yth of Gruni 2000. Please be sure to plan up to 3 days before and after for travelling! Sincerely, Mr. Z, Organiser

Pre- et post-attention

• Contactez les participants enregistrés quelques jours avant l'événement pour montrer que l'organisateur s’intéresse à eux et leur rappeler les heures de début/programme de la journée ou du week end. D'une manière générale, cela rafraîchi la mémoire à tout le monde.
• Après l'événement, publiez les résultats et quelques bonnes photos sur internet.
• Transmettre les certificats aux participants qui ont dû quitter la compétition avant la cérémonie.

Communication avec la communauté des lanceurs

• Publier l'événement au moins 4 mois avant la date.
• EuroThrowers peut fournir dans chaque pays la liste des personnes susceptible de promouvoir l’événement. Voyez avec EuroThrowers.org et www.KnifeThrowing.info

A prévoir

• On fait quoi si il pleut?
• Dans le cas ou un participant ou visiteur agit de manière déplaisante ou devient violent. Qui intervient? Ou alerte les autorités locales?