Organisations-Leitfaden für Wettbewerbe

Verfügbar in mehreren Sprachen

Dieser Leitfaden soll Hilfestellung geben bei der Organisation von Wettbewerben im Messer- und Axtwerfen.

Bitte nicht von der Menge der Hinweise abschrecken lassen, einen Wettbewerb zu veranstalten! Mit diesem Leitfaden kann man selbst eine Weltmeisterschaft durchziehen, für regionale Treffen sind viele Punkte unwichtig oder schnell erledigt.

Die ursprüngliche Fassung wurde erstellt von Christian Thiel, mit der Erfahrung aus 13 Jahren Wettbewerbs-Organisation. Bitte erweitere diesen Leitfaden um neue Erfahrungswerte oder Hinweise!

Wurfstände

  • Für alle Ziele ist Hirnholz zu verwenden - auch für die Ziele von Spezialdisziplinen wie lange Distanz.
  • Baumscheiben sind die beste Wahl. Hartes Holz, in dem die Messer und Äxte nicht stecken, ist unbedingt zu vermeiden. Jedes Wettbewerbsziel ist vor dem Anbringen auf Weichheit zu prüfen. Mit ausreichend Vorlauf zur Veranstaltung bitte ausprobieren, ob das vorgesehene Zielholz über einige Tage hinweg nicht doch hart wird oder austrocknet.
  • Abstands-Markierung für die Disziplinen mittels Latten, die mit Heringen/Nägeln im Boden fixiert werden. (Nicht geeignet für Natur-Untergrund sind Spray oder Farbe, sie verschwinden zu schnell. Anders sieht es natürlich bei Hallenboden/Asphalt aus, aber hier sollen die Markierungen wieder zu entfernen sein. )
  • Es hat sich bewährt, auch die Wurfstände mit Pflöcken im Boden zu fixieren (von Axttreffern/beim Herausziehen der Wurfgeräte werden sie sonst verschoben)
  • Entfernungs-Messung für die Abstands-Markierungen
    • Mit Lot und Boden-Maßband oder
    • Mit Stange+Wasserwaage und Laser-Distanzmesser
  • Ausrichtung so, dass die Sonne die werfenden Teilnehmern nicht blendet

Wurfstände für das Aufwärmen

  • Genügend Wurfstände (Faustformel: für 7 Teilnehmer jeweils einen Aufwärmstand)
  • Abstand zu Wettbewerbszielen (Übungs-Lärm lenkt beim Wettbewerb ab)
  • Sicherheits-Abstand zwischen den einzelnen Aufwärm-Zielen: am besten so viel wie für die Wettbewerbsziele festgeschrieben
  • Optimalerweise eine Aufsicht bei den Aufwärmständen, die einschreitet wenn Werfer so vertieft sind, dass sie vergessen, vorsichtig zu sein und auf die anderen Werfer zu achten.
  • Aufwärm- und Wettbewerbsgelände so absperren, dass Zuschauer nicht gefährlich nahe an das Wurfgeschehen kommen (Absperrbänder, nach innen dürfen nur Werfer und Schiedsrichter/Organisatoren). Vorschlag: Absperren zu den Seiten 8m, nach Vorne 4m weiter als die weiteste Wurf-Entfernung (also z.b. 7m+4m = 11m), nach hinten 10m (hinter den Zielen darf sich natürlich niemand aufhalten). Beim Absperren nicht zu großzügig sein, sonst sehen Besucher und Freunde/Familie der Teilnehmer nichts mehr und langweilen sich.

Regeln

  • Im Voraus die Regeln schriftlich festhalten, und im Internet veröffentlichen, damit jeder weiß, wofür er trainieren muss. Frist: 3-4 Monate. Ausgenommen sind 1-2 Überraschungs-Wettbewerbe.
  • Ausdrucke der Regeln vor Ort (mehrsprachig) zur Ansicht aushängen. Einen Ausdruck behält der Organisator und gibt ihn niemals aus der Hand. Schiedsrichter, die für spezielle Wettbewerbe (wie lange Distanz) verantwortlich sind, machen sich mit den Regeln bekannt, und halten einen Ausdruck der Regeln bereit.
  • Eine Person benennen, welche die endgültige Entscheidung bei Regelfragen treffen wird. (Bei internationalen Wettbewerben: Um den Verdacht der Parteilichkeit zu vermeiden, darf diese Person nicht aus dem Land kommen, in dem der Wettbewerb stattfindet.)
  • Maßband und Waage vor Ort, um überprüfen zu können, ob die Wurfgeräte regelgerecht sind. Hier kann auch ein Mess-Kasten gute Dienste leisten, der nach den regelgemäßen Maßen gebaut ist. Es wird empfohlen, einen Schiedsrichter zu bestimmen, der alle für den Wettkampf vorgesehenen Wurfgeräte verpflichtend überprüft und freigibt. Als Freigabe-Markierung kommen kleine Aufkleber oder Permanent-Filzstifte in Frage. Die Überprüfung sollte am Tag vor dem Wettbewerb statt finden (zu zweit dauert es 90 Minuten, um die Wurfgeräte von 120 Teilnehmern zu überprüfen).

Ablauf

  • Bei regionalen Treffen Anfang frühestens 10 Uhr, die Leute reisen am selben Tag an.
  • Registrierung:
    • Daten jeden Teilnehmers erfassen (auch Email, um später die offiziellen Ergebnisse schicken zu können, und Hinweise auf weitere Wettbewerbe - Einwilligungs-Sternchen und Text dazu nicht vergessen)
    • Zufällige Startnummer vergeben
    • Jeden Teilnehmer bei Registrierung unterschreiben lassen dass („unzutreffendes durchstreichen“)
      • er die ausliegenden Regeln akzeptiert,
      • auf eigene Gefahr teilnimmt,
      • eine Haftpflichtversicherung abgeschlossen hat,
      • die Wettkampf-Ergebnisse namentlich veröffentlicht werden, und
      • er einverstanden ist, dass von ihm Photos veröffentlicht werden.
    • Punktezettel ausfüllen (und übergeben)
  • Beginn mit einer Begrüßung, und Erklärung des Ablaufs und der Regeln
    • Bei internationalen Wettbeweren sollte ein Vertreter des EuroThrowers-Dachverbands ein paar Grußworte sprechen.
  • Gruppenphoto vor Beginn der Wettbewerbe (Erfahrungsgemäß letzter Zeitpunkt, an dem wirklich alle Werfer, Organisatoren und Schiedsrichter versammelt sind)
  • Ende der Wettbewerbe 17 Uhr - danach wird es schon Abend, die Anwohner wollen Ruhe, und manche Familien müssen vielleicht heim. Für 16 Uhr planen, 1 Stunde Verzögerung ergibt sich über den Tag.
  • Siegerehrung, mit Dank an
    • Helfer (ev. kleine Geschenke vorbereiten)
    • Sponsoren
    • Teilnehmer
  • Mit einem 15-Minuten Sport-Event in einer Pause haben alle ein Gesprächsthema (z.B. Wurf-Show eines Artisten, Einzelheiten zu Hollywood-Stunt-Tricks, besondere Messer…).
  • Falls Leute bis in den Abend bleiben können (genug lokale Teilnehmer da, oder Leute übernachten wegen weiter Anreise): Möglichkeit zur gemeinsamen Party/Lagerfeuer/Beisammensein in Vereinsheim oder bezahlbarem Restaurant in der Nähe! So wenig formell wie möglich. Gerne mit Musik (Gitarre, Band) und/oder Tanzmöglichkeit.
  • Dynamische Belegung der Ziele. Eine feste Zuordnung Werfer/Ziel würde zur Folge haben, dass am Schluss jeden Wettbewerbs nur noch an wenigen Ständen geworfen wird (Erfahrungswert - die sorgfältigen, gemächlichen Werfer werden anscheinend per Zufall alle an den selben Wurfstand gelost).
  • Wettbewerbe gleichzeitig stattfinden zu lassen sollte vermieden werden. Wenn das nicht möglich ist, muss sichergestellt werden, dass Teilnehmer keinen Wettbewerb verpassen (z.B. durch laute Ansagen, Abgleich mit Teilnehmerlisten).
  • Final-Runden kosten einiges an Zeit. Sie sollten nur vorgesehen werden, wenn viele Zuschauer erwartet werden.
  • Jeder Teilnehmer bekommt einen Punktezettel, auf den die erreichten Wettbewerbspunkte eingetragen werden.
      • Idealerweise rechnet der Schiedsrichter die erreichte Summe aus, und sowohl er als auch der Teilnehmer unterschreiben daneben auf vorgesehenen Unterschriftsfeldern.
      • Für zusätzliche Sicherheit (gegen das Verlieren von Punktezetteln), notiert der Schiedsrichter die Punkte auch in einem Notizbuch, er und der Teilnehmer unterschreiben auch hier.
  • Punkte werden in einen Laptop übertragen für die Auswertung:
    • Entweder bringt der Werfer den Zettel nach jeder Disziplin beim Laptop vorbei oder
    • Die Punkte werden am Schluss erfasst (aber: erhöht die Zeit, bis die Siegerehrung möglich ist, und die Gefahr, dass ein Werfer seinen Zettel verliert)

Urkunden

  • Sieger-Urkunden: Es sollte vor dem Wettbewerb bis auf Siegername, Punkte/Entfernungen und Veranstalter/Vereins-Unterschrift schon alles gedruckt sein.
  • Pro Disziplin Erster/Zweiter/Dritter Platz, jeweils zwei Sätze: für Männer und Frauen (Ev. Dritten Satz für Jugendliche)
  • 6 Ersatz-Urkunden ohne Disziplinen-Name vorbereiten, um bei Schreibfehlern/Listenfehlern vor Ort Ersatz zu haben.
  • Logos (Veranstalter, EuroThrowers, ev. Sponsoren) machen die Urkunden wertiger. Gleiches gilt für schönes (meliertes, dickeres) Papier.
  • Das Ausfüllen der Urkunden dauert mindestens 50 Minuten - diese Zeit vor der Siegerehrung einplanen! Und vorher jemanden mit schöner Schrift verpflichten.
  • Pokale/Preise sind optional - Erfahrungsgemäß freuen sich die Teilnehmer über eine Urkunde genauso wie über einen Pokal (der sehr viel teurer ist).
  • Teilnahme-Urkunden: Nicht nur Anfänger freuen sich, eine Teilnahme-Urkunde als Erinnerung an das Werfertreffen mitnehmen zu können (Verteilung nach der Siegerehrung).

Vor Ort

  • Helfende Hände suchen:
    • Für das bauen und bemalen der Zielscheiben (Trockenzeit mindestens 1 Tag - früher anfangen den für vielleicht nötigen 2. Anstrich)
    • Schiedsrichter
    • Orga-Helfer
  • Warnung: Bis 25 Teilnehmer kann man die Vorbereitung vielleicht noch alleine durchziehen. Ist größer geplant, geht das nur mit engagierten Helfern.
  • Klären wie sehr die Grasnarbe am Veranstaltungsort leiden darf (mindestens der Weg Ziel/Abwurfstelle wird sehr in Mitleidenschaft gezogen - bei Regen das ganze Gelände)
  • Ein Moderator kann abgestellt werden, der das Geschehen kommentiert und leitet, und das Publikum unterhält. Er braucht eine elektronische Verstärker-Anlage mit Funk-Mikrofon (mindestens einen Tag vorher auf Verständlichkeit überall auf dem Gelände testen!).
  • Weshalb besser keine Musik gespielt werden sollte über die Anlage:
    • Es lenkt die Teilnehmer ab.
    • Für die Musik werden die Rechte benötigt (GEMA-frei?).
    • Videos von der Veranstaltung dürfen nicht veröffentlicht werden (nicht mal auf YouTube), wenn sie im Hintergrund geschützte Musik enthalten.
  • Falls das Gelände nicht sehr übersichtlich ist: Einen Lageplan der Wettkampf-Plätze und Verpflegungs-Stationen hilft auch Zuschauern bei der Orientierung.
  • Versicherung für die Veranstaltung abschließen (kostet in Deutschland ca. 200 Euro).
  • Mit Bürgermeisteramt/Polizei klären, ob die Veranstaltung angemeldet/genehmigt werden muss. Ein frühes Ansprechen der Behörden sorgt dafür, dass diese sich später nicht "überfallen" fühlen und Steine in den Weg legen.
  • Anlieger/Nachbarn ansprechen und Einladen
  • Verpflegung
    • Teilnehmer müssen wissen, ob es vor Ort Verpflegung gibt (Imbiss-Stand um die Ecke, Restaurants, Gulasch-Kanone vom Veranstalter,…)
    • Trinkwasser sollte billig zur Verfügung stehen (Wasserflaschen-Depot, Leitungswasser mit Bechern,…)
  • Je nachdem wie versteckt das Gelände liegt: Am Vortag einige Hinweis-Schilder an den Zufahrtsstraßen anbringen
  • Veranstaltung lokal bewerben, um Zuschauer zu haben: Presse, Aushänge, via Facebook; Anfragen, ob zur Veranstaltung ein Reporter vorbei kommt.
  • Erste Hilfe vor Ort verfügbar, mindestens aber ein Verbandskasten griffbereit
  • Einen Veranstaltungs-Photographen bestellen (der Ahnung vom Photographieren hat, und die Bilder-Dateien dann frei zur Verfügung stellt)

Finanzielles

  • Der EuroThrowers-Dachverband gibt Hilfestellungen bei der Organisation von Veranstaltungen, kann aber keinerlei finanziellen Zuschüsse leisten.
  • Der Veranstalter trägt also das finanzielle Risiko - kann aber die Höhe der Teilnahmegebühr frei festlegen.
  • Überlegen: Kann ich es mir als Veranstalter leisten, dass im schlechtesten Fall (bei Dauerregen etwa) nur 10 zahlende Teilnehmer kommen?
  • Möglichkeit des Sponsoring ausloten (lokale Firmen / Tourismus-Förderungs-Einrichtungen), z.B. gegen Banner, oder gar mit eigenem Stand auf dem Gelände.

Was will/soll ein Teilnehmer wissen, um zu entscheiden ob er kommt

  • Veranstaltungsort (Straßen-Adresse, ev. Geo-Koordinaten), Direkt-Link zu Online-Karte/Routenplaner
  • Anreisemöglichkeiten (Auto, Bahn, ÖPNV-Haltestellen, Möglichkeit zur Abholung/Shuttle)
  • Ablauf
  • Disziplinen und deren Regeln
  • Kosten Teilnahme
  • Gesetzliche Rahmenbedingungen (in Deutschland z.B. der Hinweis, die Sportgeräte (Messer) in einem "verschlossenen Behälter" zum Wettbewerb zu transportieren.)
  • Übernachtungsmöglichkeiten (Hotel, Jugendheim, Zeltplatz, jeweils mit Angabe Kostenschätzung/Internetadresse/Postadresse/Telefonnummer/dort gesprochenen Sprachen)
  • Kontaktmöglichkeit (Email reicht) zum Veranstalter
  • Anmeldung erforderlich/bis wann (Erfahrungswerte: 40% der Teilnehmer von regionalen und selbst internationalen Wettbewerben kommen spontan ohne Anmeldung!)

Hilfe für Teilnehmer

Von weiter her anreisende Teilnehmer brauchen manchmal Hilfe durch den Organisator, z.B. für

  • Anreise (Information, Abholung an Bahnhof)
  • Buchung Übernachtung
  • Visa-Anträge; Für die Erteilung von Visa reicht folgendes Schreiben (sinngemäß ändern) aus:

Dear Mrs. X! I hereby invite you, and Mr. Y, to compete in the European Championship in Knife Throwing of the European throwing association EuroThrowers. It will take place in X-Town, South-Elbonia, on the weekend of the xth/yth of Gruni 2000. Please be sure to plan up to 3 days before and after for travelling! Sincerely, Mr. Z, Organiser

Vor-/Nachbetreuung der Teilnehmer

  • Angemeldete Teilnehmer einige Tage vor der Veranstaltung kontaktieren (in der Regeln per Mail), um die die Wertschätzung des Veranstalters auszudrücken, und die organisatorischen Rahmenbedingungen (Anreise, Beginn,…) sowie den Termin an sich noch mal ins Gedächtnis zu rufen.
  • Danach die Wettbewerbsergebnisse/einige Bilder ins Internet einstellen und die Teilnehmer auf die Seite aufmerksam machen.
  • Nachsenden von Siegerurkunden für Teilnehmer, die vor der Siegerehrung abreisen mussten.

Kommunikation mit der Werfer-Gemeinschaft

  • Termin veröffentlichen min. 4 Monate im Voraus
  • Multiplikatoren für jedes Land: Erfragen bei EuroThrowers/Christian Thiel

Eventualitäten

  • Was passiert bei Regen?
  • Wer greift ein/macht Hausrecht geltend, wenn Zuschauer oder Teilnehmer randalieren?

Leitfaden ergänzt mit Ideen von Christian Prestin, Holger Wycisk, Alexander Martynov.